Rất nhiều người từng mắc sai lầm trong cách viết mail xin nghỉ việc. Bạn nên hiểu, viết đơn xin việc quan trọng như thế nào thì viết email xin nghỉ việc cũng quan trọng như vậy.

Qua đó, chứng tỏ trình độ nhận thức, sự chuyên nghiệp và thái độ trong công việc của bạn. Ngay cả khi nghỉ việc, bạn cũng nên tạo thiện cảm và cách nhìn tốt từ sếp. Chưa kể, khi ứng tuyển công việc mới, nhà tuyển dụng vẫn thường yêu cầu bạn cung cấp thông tin người tham khảo đó có thể là sếp, đồng nghiệp cũ để đánh giá năng lực và thái độ của bạn.

Để viết email xin nghỉ việc chỉn chu và để lại ấn tượng tốt, chỉ cần bạn nắm vững và lưu ý một số điều sau.

Các nội dung nên có trong mail xin nghỉ việc

Phần 1: Giới thiệu: Tên, chức danh và bộ phận bạn làm việc; Công việc chính bạn đang phụ trách là gì.

Phần 2: Mục đích của việc viết đơn: Thông báo đến ban lãnh đạo quyết định xin thôi việc của bạn, về thời gian sẽ nghỉ chính thức.

Phần 3: Nói lời cảm ơn chân thành nhất: Phần này rất quan trọng thể hiện thái độ cũng như tính cách của bạn. Không cần viết dài dòng hay những ngôn từ “có cánh” sáo rỗng, chỉ cần viết một cách trân trọng, ngắn gọn và thể hiện thành ý của bạn với công ty, cấp trên và với những đồng nghiệp trong bộ phận bạn gắn bó. Ví dụ: Tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến công ty (sếp, các đồng nghiệp trong bộ phận làm việc…) đã tạo điều kiện cho tôi có được cơ hội làm việc và trưởng thành tại đây trong thời gian qua. Tôi đã học hỏi được rất nhiều từ công việc để tự tin hơn…

Phần 4: Lời cam kết:

Phần này bạn nên nhấn mạnh việc sẽ hoàn thành hết công việc còn dang dở hoặc bàn giao rõ ràng cho người tiếp nhận. Bạn đảm bảo rằng sẽ truyền đạt lại để người tiếp nhận công việc dễ nắm bắt nhất. Cam kết việc bạn nghỉ không ảnh hưởng đến công việc chung. Đặc biệt, ngay khi bạn không còn là thành viên của đội nhóm thì cũng sẽ không làm bất cứ điều gì tổn hại đến uy tín, thương hiệu của công ty.

Phần 5: Gửi lời chúc tốt đẹp đến công ty: Chúc cấp trên và các đồng nghiệp luôn khỏe mạnh và tràn đầy nhiệt huyết cống hiến; Chúc công ty phát triển thịnh vượng, bền vững…

Những lưu ý trong cách viết mail xin nghỉ việc

Gửi trực tiếp cho sếp

Cũng giống như gửi mail cho nhà tuyển dụng việc làm tại Hà Nội hay TPHCM, bạn nên gửi trực tiếp đến sếp hoặc bộ phận có trách nhiệm liên quan quyết định việc này (chẳng hạn Trưởng phòng Nhân sự). Tránh tuyệt đối nhờ ai đó chuyển tiếp hoặc gửi cho những người không có thẩm quyền. Ngoài ra, không gửi chung vào nhóm có các thành viên dù cùng bộ phận. Email xin nghỉ việc không nên được gửi cho tất cả mọi người vì có thể xuất phát những lời bàn tán không đáng có.

Ngắn gọn, súc tích

Một trong những điều nên lưu ý trong cách viết mail xin nghỉ việc, đó là độ dài. Không nên viết dài dòng kể lể các lí do cho dù mục đích giải quyết các hiểu lầm hay khúc mắc (nếu có). Thứ nhất cấp trên không có thời gian để đọc hết; thứ hai họ sẽ cho rằng bạn đang cố biện minh cho các lý do nghỉ việc của mình.

Không liệt kê ra các lí do nghỉ việc

Bạn tuyệt đối tránh nêu ra các lí do nghỉ việc, dù đó là sự thật. Khi một nhân viên có ý định nghỉ việc thì hẳn lí do không còn quan trọng dù xuất phát từ cá nhân bạn hay phía công ty.

Không kể xấu hay phàn nàn người khác

Tránh nêu ra các mâu thuẫn, xung đột giữa mình với đồng nghiệp hoặc quản lí. Điều này không giải quyết được gì mà còn tạo hình ảnh xấu cho bạn khi nói xấu người khác. Ngược lại, hãy thể hiện bạn là người chủ động, có mục tiêu rõ ràng và nghỉ việc nằm trong kế hoạch của bạn nhằm tạo ra một khởi đầu mới tốt hơn.

Đảm bảo đúng chính tả

Dù là văn bản gì đi chăng nữa thì việc sai chính tả sẽ ít nhiều gây khó chịu cho người đọc. Nó phần nào làm giảm sự trân trọng và nghiêm túc của email. Vì vậy, hãy đảm bảo đúng chính tả. Nếu không chắc về khả năng dùng từ, bạn có thể nhờ một người hiểu biết hơn để sửa lại trước khi gửi đi.

Email xin nghỉ việc khác hoàn toàn với một bản tường trình. Đó là phương tiện ngắn gọn nhưng đủ ý để thông báo đến cấp trên về ý quyết xin nghỉ việc của bạn. Vì vậy, cách viết mail xin nghỉ việc chuẩn nhất là bạn cần làm thế nào để người đọc nắm vấn đề và nhận thấy được sự chuyên nghiệp cũng như sự tử tế trong cách ứng xử của bạn. Khi bạn không còn là nhân viên, bạn cũng nên giữ hình ảnh cá nhân và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp với nơi làm cũ, sếp cũ. Có thể sau này trong công việc, hai bên sẽ còn trở thành đối tác, khách hàng của nhau.

                                                                                                  Đặng Hảo