Kỹ năng giao tiếp hiệu quả liên quan đến nhiều vấn đề hơn là chỉ trao đổi thông tin. Đó còn là việc hiểu cảm xúc và ý định đằng sau các thông tin đó.

Ngoài việc truyền tải thông điệp rõ ràng, bạn cũng cần lắng nghe thực sự để hiểu được đầy đủ ý nghĩa của những điều được nói và khiến người khác cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu.

Nếu không giao tiếp hiệu quả, bạn nói một điều nhưng người nghe lại hiểu theo một hướng khác thì hiểu lầm, thất vọng và xung đột sẽ xảy ra ngay sau đó. Điều này có thể ảnh hưởng đến các mối quan hệ và cả kết quả công việc của bạn. Đó là lí do vì sao các tin đăng tuyển dụng Biên Hòa, TP. HCM hay nhiều nơi khác đều yêu cầu ứng viên phải thông thạo kỹ năng này.

Đối với nhiều người trong chúng ta, giao tiếp rõ ràng và hiệu quả đòi hỏi phải học một số kỹ năng quan trọng. Cho dù bạn đang cố gắng cải thiện giao tiếp với đồng nghiệp, cấp trên hay đối tác thì học những kỹ năng này có thể giúp bạn tăng cường kết nối với người khác, tạo được niềm tin và sự tôn trọng đồng thời cải thiện tinh thần đồng đội, giải quyết vấn đề và cảm xúc tổng thể của bạn.

Chọn đúng cách thức giao tiếp

Một kỹ năng quan trọng để giao tiếp hiệu quả là biết sử dụng hình thức giao tiếp phù hợp cho từng tình huống. Ví dụ, một số cuộc trò chuyện nghiêm túc như đề xuất tăng lương, xin nghỉ việc nên được thực hiện một cách riêng tư.

Ngoài ra, bạn cũng nên suy nghĩ về người mà bạn muốn giao tiếp, nếu họ là một người rất bận rộn chẳng hạn như sếp của bạn, bạn nên truyền tải thông điệp của mình qua email. Mọi người sẽ đánh giá cao phương tiện giao tiếp phù hợp của bạn và sẽ có nhiều khả năng phản hồi tích cực với bạn.

Học cách lắng nghe

Nghe nhiều hơn nói là cách mà bạn nên làm để kết nối với người khác. Để giao tiếp hiệu quả, trước tiên hãy lắng nghe những gì người khác nói. Sau đó, bạn có thể cung cấp một câu trả lời chu đáo cho thấy bạn đã thực sự lắng nghe những ý tưởng đó.

Rõ ràng và ngắn gọn

Giao tiếp tốt bằng lời nói tốt có nghĩa là nói vừa đủ – đừng nói quá nhiều hoặc quá ít. Cố gắng truyền tải thông điệp của bạn với số lượng từ ít nhất có thể. Nói những gì bạn muốn một cách rõ ràng và trực tiếp, cho dù bạn đang giao tiếp qua điện thoại hoặc qua email. Nếu bạn huyên thuyên, người nghe có thể không muốn nghe bạn hoặc sẽ không hiểu chính xác những gì bạn truyền tải.

Thân thiện

Thông qua thái độ thân thiện hoặc đơn giản là một nụ cười, bạn sẽ khuyến khích đồng nghiệp giao tiếp cởi mở và trung thực với bạn. Đồng thời bạn cũng cần thể hiện sự lịch sự trong tất cả các giao tiếp ở nơi làm việc. Điều này rất quan trọng trong cả giao tiếp trực tiếp và giao tiếp bằng văn bản bởi nó khiến người nhận cảm thấy được đánh giá cao hơn.

Tìm hiểu về giao tiếp phi ngôn ngữ

Một nghiên cứu cho thấy giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm 55% cách mà người nghe cảm nhận về người nói. Điều đó có nghĩa là phần lớn những gì bạn nói được truyền đạt không phải qua lời nói mà qua các tí
n hiệu phi ngôn ngữ.

Bạn có thể tăng cường kỹ năng giao tiếp hiệu quả bằng cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể mở – hai cánh tay dang rộng, đứng với tư thế mở hoặc ngồi thẳng và duy trì giao tiếp bằng mắt với người mà bạn nói chuyện. Bạn cũng có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể để nhấn mạnh thông điệp bằng lời nói của bạn như vỗ nhẹ vào lưng một người đồng nghiệp khi khen ngợi họ về thành công đã đạt được.

Đặt câu hỏi

Đặt câu hỏi không chỉ cho thấy bạn đang lắng nghe mà còn xác nhận rằng bạn đã hiểu người khác. Bạn cũng có thể sử dụng các câu hỏi để thu thập thông tin bổ sung và giúp bạn hiểu cuộc trò chuyện. Hãy chắc chắn rằng câu hỏi của bạn liên quan cụ thể đến những gì đang được nói. Đừng thay đổi chủ đề bằng cách đặt câu hỏi về một điều hoàn toàn khác.

Xử lý bất đồng

Nếu bạn cảm thấy ai đó hiểu nhầm thông điệp mà bạn truyền đạt, hãy nói chuyện với họ về điều đó càng sớm càng tốt. Làm như vậy có thể ngăn chặn sự khó chịu không cần thiết và giảm năng suất. Để tránh hiểu lầm nhỏ biến thành một cuộc khủng hoảng lớn, hãy xử lý nó ngay lập tức. Khi xử lý bất đồng, hãy phản ứng với một tinh thần cởi mở và kiềm chế các cuộc công kích cá nhân. Đặt câu hỏi và lắng nghe cẩn thận các câu trả lời để bạn có thể hiểu được người khác. Điều này sẽ giúp bạn đạt được một giải pháp được mọi người chấp nhận.

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng nhất, vì vậy bằng cách đầu tư vào việc cải thiện khả năng giao tiếp của bạn, bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích đáng kể. Hãy sử dụng những cách đơn giản trên đây để đưa kỹ năng giao tiếp của bạn lên một tầm cao mới và gặt hái những lợi ích trong cả cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn đến từ việc trở thành một người giao tiếp hiệu quả hơn.

Huỳnh Trâm